Klinikada yeni pasiyent sisteminə keçiddə hansı səhvlərə yol verilir?

Köhnə proqramdan çıxarılan cədvəldə ad və telefon olsa da, analiz fotoları başqa qovluqda qalıbsa, həmin faylların yerini və karta aidiyyətini köçürmə planında göstəririk. Köhnə proqramı idarə edən əməkdaşdan oradan nələri çıxarmaq mümkün olduğunu soruşuruq. Sənədləri pasiyent kartına bağlayan məlumatı da bu siyahıya daxil edirik.

Elektron tibbi kart (EHR) müayinə tarixçəsini, nəticələri və sənədləri bir yerdə saxlayır. Köçürmədə faylların özünə və hansı karta aid olduğuna birlikdə baxırıq. ABŞ-ın Health IT Playbook bələdçisi məlumat köçürməsini və heyətin təlimini əvvəlcədən planlaşdırmağı tövsiyə edir. Klinikada bu hazırlığı istifadə etdiyiniz proqramın imkanları ilə qururuq.

Ailənin bir neçə üzvü eyni telefon nömrəsindən istifadə etdikdə köhnə kartı yeni kartla tutuşdurmaq üçün nömrədən əlavə hansı məlumatı əsas götürəcəyimizi klinika ilə seçirik. Telefon nömrəsi sonradan dəyişəndə də kartın pasiyentlə əlaqəsini qoruyuruq. Şübhəli qeydi avtomatik birləşdirmədən həkimə və administratora yoxlama üçün göstəririk.

Administrator təlimdə əvvəl qəbul yaradır, sonra pasiyent başqa günə keçmək istəyirmiş kimi həmin qəbulun vaxtını dəyişir və gəlməyən pasiyenti cədvəldə işarələyir. Bu tapşırıqları öz hesabında edəndə gündəlik işdə hansı düymədən istifadə edəcəyini öyrənir.

Həkim köhnə tarixçəni açır, sənədi oxuyur və yeni müayinə qeydini saxlayır. Faylı yanlış karta əlavə etdikdə onu kimin düzəldə bildiyini də sınaqda yoxlayırıq. İcazəsi çatmayan həkim və ya assistent müraciəti kimə göndərəcəyini bilir. Təlimdə sistemdən istifadə addımlarını bu nümunələrlə məşq edirik.

Qısa təlimatı proqramın ekrandakı adları ilə hazırlayırıq. Əməkdaş ilişdiyi addımı oradan tapır. Sualları bir əlaqələndirici toplayır, təkrarlanan çətinliyi texniki komandaya və təlimçiyə ötürür. Növbəli işləyənlər üçün də öz işlərini məşq etməyə vaxt ayırırıq.

Təqdimatdan sonra tapşırığı özü icra edən administrator qəbulu başqa filialda yaradıbsa, seçimin hansı ekranda dəyişdiyini birlikdə tapır, təlimatın o hissəsini aydınlaşdırır və eyni müraciəti doğru filial üçün yenidən sınaqdan keçiririk. Yeni əməkdaş da işə başlayanda eyni tapşırıqdan keçir.

Ehtiyat nüsxədən bərpanı yoxladıqdan sonra köhnə sistemdə yazmağın nə vaxt dayanacağını heyətə bildirir, son sınaqdan bəri yaranmış qəbulları və sənədləri də yekun köçürməyə daxil edirik ki, keçid günü bu məlumatlar yeni sistemdə olsun. Klinik rəhbər bu yoxlamaların nəticəsini görüb gündəlik işə yeni proqramda başlamaq barədə qərar verir.

Heyətə göndərilən bildirişdə keçidin vaxtını, əlaqələndirici əməkdaşı və yeni qəbulların hansı sistemə yazılacağını göstərir, köhnə proqramı arxiv üçün saxlayırıqsa, oradakı sənədlərə necə baxacaqlarını da izah edirik ki, növbədəki əməkdaş işi davam etdirə bilsin. Səhv kart görən əməkdaş kartları özü birləşdirmir, bu bildirişdən kimə xəbər verəcəyini öyrənir.

Keçidi dayandıracaq problemləri əvvəlcədən müəyyən edirik. Vacib sənəd açılmırsa və ya analizlər yanlış karta bağlanıbsa, “sonra düzəldərik” deyib gündəlik işə keçmək pasiyentin səhv kartla qəbula gəlməsinə səbəb olur. Həkim bu məlumatı qiymətləndirir, texniki komanda səbəbi araşdırır. Klinika ilə razılaşdırdığımız şərtlərə əsasən işi dayandırır və ya məhdud rejimdə davam etdiririk.

Köhnə proqrama qayıdanda yeni sistemdə yaranmış qeydləri də geri köçürür, müvəqqəti qəbul siyahısı kağızda və ya faylda saxlanıbsa, onu əsas cədvəllə tutuşduraraq çatışmayan qəbulları əlavə edirik. Sonradan köçürülən məlumatda təkrar və itkin qeydləri yoxlayırıq. Administrator qəbul siyahısını, həkim tibbi qeydləri təsdiqləyir.

Bu keçid hazırlığı Klinikalar üçün EHR və proqram həlləri xidmətinin iş planına daxildir. İlk iş günlərində açılan sualları mövzusuna görə texniki komandaya və ya təlimçiyə veririk. Köhnə sənəddə fərq aşkarlananda ilkin qeydi açıb müqayisə edirik. Düzəlişdən sonra həkim sənədi öz hesabında yenidən oxuyur.