Klinikada yeni pasiyent sisteminə keçiddə hansı səhvlərə yol verilir?

Köhnə proqramdan çıxarılan cədvəldə adlar və telefonlar ola bilər, sənəd əlavələri isə ayrıca qovluqda qala bilər. Məlumat xəritəsi hazırlananda hansı məlumatın harada olduğu, kim tərəfindən ixrac ediləcəyi və yeni sistemdə necə təqdim olunacağı yazılır ki, əlavələr köçürmə planından kənarda qalmasın.

EHR (elektron tibbi qeyd sistemi) yalnız əlaqə siyahısından ibarət deyil. Tarixçə, sənəd, nəticə və onları pasiyentə bağlayan əlaqələr də nəzərdən keçirilməlidir. ABŞ-ın Health IT Playbook bələdçisi elektron qeyd sisteminə keçiddə məlumat köçürülməsini ayrıca planlamağı və heyətin təliminə vaxt ayırmağı tövsiyə edir. Konkret köçürmə həcmi isə klinikanın istifadə etdiyi proqramdan asılıdır.

Telefon nömrəsi təkbaşına pasiyenti ayırmaq üçün hər zaman kifayət etmir. Ailə üzvləri eyni nömrədən istifadə edə bilər, nömrə sonradan dəyişə bilər. Buna görə köhnə və yeni kartların uyğunlaşdırılması qaydası müəyyən edilir. Şübhəli kartlar ayrıca yoxlanılır.

Uzun təqdimatdan sonra əməkdaşın bütün addımları xatırlayacağını gözləmək çətindir. Təlim rol üzrə təşkil oluna bilər: resepsiya müraciəti qəbul edir, vaxtı dəyişir və gəlməmə halını qeyd edir; həkim tarixçəni tapır, sənədi açır və öz qeydini saxlayır. Hər kəsə bütün menyuların göstərilməsi eyni faydanı vermir.

Sınaq tapşırığı gündəlik işə yaxın olur. “Pasiyent başqa gün gəlmək istəyir” nümunəsində əməkdaş mövcud qəbulu necə dəyişəcəyini göstərir. “Yanlış karta sənəd əlavə olunub” ssenarisində isə kimin düzəliş səlahiyyəti olduğu və kimə müraciət ediləcəyi aydınlaşdırılır. Texniki təlimdə tibbi qərarlar yoxlanmır, yalnız sistemdəki iş addımları məşq edilir.

İş zamanı istifadə ediləcək qısa təlimat ekran adlarına uyğun hazırlanır. Suallar bir məsul şəxsdə toplanır, təkrarlanan çətinliklərə görə təlim yenilənir. Növbəli işləyənlər və yeni əməkdaşlar da eyni hazırlığı keçir.

Keçid tarixi hazırlığın yerini tutmur. Son köçürmədən əvvəl ehtiyat nüsxənin bərpa oluna bilməsi yoxlanılır, köhnə sistemdə dəyişikliklərin nə vaxt dayandırılacağı bildirilir. Son sınaqdan sonra yaranmış qəbullar və qeydlər yekun köçürmədə nəzərə alınır, klinika tərəfindən keçidə razılıq verəcək məsul şəxs isə bu məlumatların da yoxlanıldığını görür.

Heyətə göndəriləcək bildiriş də konkret olur: “Keçid təsdiqləndikdən sonra yeni qəbul qeydləri yeni sistemdə aparılacaq. Köhnə proqram arxivə baxış üçün saxlanılır. Uyğunsuzluq görünərsə, kartları özünüz birləşdirmədən məsul əməkdaşa məlumat verin.” Bu nümunə yalnız həmin iş rejimi razılaşdırıldıqda istifadə olunur; keçidin vaxtı və əlaqələndirici şəxs klinikanın daxili bildirişinə əlavə edilir.

İşə başlamaq üçün meyarlar əvvəlcədən yazılır. Pasiyent məlumatı yanlış karta bağlanıbsa və ya vacib sənədlər açılmırsa, bunu “sonra düzəldərik” deyərək gündəlik işə buraxmaq uyğun deyil. Hansı problem keçidi dayandırır, hansının məhdud iş rejimi ilə idarə oluna biləcəyi klinik məsul şəxslə müəyyənləşdirilir.

Köhnə sistemə qayıtmaq yalnız köhnə proqramı açmaqdan ibarət olmadığı üçün yeni sistemdə artıq yaranmış qeydlərin harada saxlanılacağı və geri necə uzlaşdırılacağı da planda göstərilir. Müvəqqəti iş qaydası lazım olduqda onun qeydləri də sonradan əsas sistemə daxil edilir. Bu prosesdə məlumatın təkrar yazılması və itməsi yoxlanılır.

Keçiddən sonra ilk iş dövründə açılan suallar ayrıca qeydə alınır. BestDoctor texniki uyğunsuzluqları, təlim ehtiyaclarını və köhnə məlumatla bağlı fərqləri ayırır ki, məsələ uyğun şəxsə çatsın. Klinik heyət öz işi üzrə məlumatın əlçatanlığını təsdiqləyir.

Məlumat köçürülməsi və inteqrasiya ilə yanaşı keçidə hazırlıq da BestDoctor-un Klinikalar üçün EHR və proqram həlləri xidmətinin iş planına daxil edilir.